業務プロセス劇的改善!自営業向け便利サービスランキング

自営業はコンビニFAXで充分?複合機導入で失敗しない秘訣大公開

自営業はコンビニFAXで充分?複合機導入で失敗しない秘訣大公開

 

 

 

 

自営業をしていく中で欠かせない物となっているのは「FAX機・複合機」だと思います。その「FAX機・複合機」は便利なのですが、紙やインク・トナーなど消耗品の費用が高いと感じてしまいます。

 

そこで、なるべく経費を抑えて手軽に利用できるFAX機、コンビニFAXとインターネットFAXについて比較しながら紹介していこうと思います。

 

この記事を読むことによって、以下のような悩みを解消することができます。
●複合機よりもコンビニFAX・インターネットFAXを利用するメリットとは?
●コンビニFAXとは?
●インターネットFAXとは?

 

(1)自営業において事務所不在時の対応が大切!

自営業をするにあたって、最終的に追求していくのは「利益」だと考えています。その「利益」を出すには様々なビジネスチャンスを活かす必要があると思います。

 

ビジネスチャンスを活かすためには、様々な所にアンテナを張る必要がありますが、最も活かしやすいのが「電話・FAX」だと思います。その「電話・FAX」
があった際に、自分が事務所にいない場合はそうすれば良いでしょうか。

 

電話対応に関しては、事務所に設置してある固定電話でなく、自分が使っているスマホで対応することによって解決できます。また、固定電話を使わない事によって経費削減にも繋がるので、一石二鳥です。

 

FAXに関しては「FAX機(または、複合機)」を使わない方法があり、具体的には「コンビニFAXを利用する」か「インターネットFAXを利用する」の2通りあります。

 

(2)FAX機・複合機の代わりにコンビニFAX・インターネットFAXを利用するメリット

FAX機・複合機を利用するにあたって、購入費・レンタル代がかかってしまいます。さらに利用するためには「用紙・インク・トナー」が必要になり、追加でお金が必要になります。

 

「FAX機・複合機」と比較して「コンビニFAX・インターネットFAX」はあまりお金がかかりません。必要となるのは利用料金だけとなります。そもそも機材が無いのでランニングコストもありません。

 

(3)コンビニFAXのメリット・デメリット

端的に言うとメリットよりもデメリットの方が多く、個人的にはあまりオススメではありません。

 

メリットを挙げるならば「契約する必要がない」「コンビニのある地域(場所)ならいつでも送信できる」の2点です。FAXをレンタルしている訳ではないので契約料はなく、コンビニのある場所なら手軽に利用することができます。

 

対してデメリットを挙げるならば「コンビニに行く必要がある」「料金が割高」「受信不可能」「書類忘れの可能性」の4点です。

 

FAXのためだけにコンビニに行くのは時間の浪費に繋がります。またFAX料金も割高となっており、送信することができても受信することができません。少し気が抜けて書類をコンビニに忘れる、ということもあり得ます。

 

また、コンビニFAXは送信に時間がかかってしまい、送信する側にとっては時間の無駄、受信する側にとってはもっとスピーディーに、と思ってしまいます。

 

取引先との信頼関係を結ぶためにも速さは大切で、時間のかかるコンビニFAXはできるだけ避けたいところです。

 

(4)コンビニFAXのデメリットを解消するには?

そんなコンビニFAXのデメリットを解消するのにオススメなのがインターネットFAXです。インターネットFAXで必要となるのは「スマホ・パソコン」のみで、FAX機・複合機は不要です。

 

「インターネットFAX」の特長・メリットとして挙げられるのが「いつでもどこでも送受信することができる」「格安でFAXすることができる」「データ管理がラクラク」の3点です。

 

1.いつでもどこでも送受信することができる
従来のFAX機・複合機でFAXを送信するには事務所で、コンビニFAXで送信するにはコンビニでしかできませんでした。また受信するにも事務所でしかできませんでした。

 

インターネットFAXにすることによって場所や時間に縛られず、自分が使っているスマホ・パソコンでFAXを送受信することができます。

 

自分が使っているスマホ・パソコンで送受信できるので、確認もスムーズに行うことができ、取引先との信頼関係も比較的早く結べることができそうです。

 

2.格安でFAXすることができる
インターネットFAXで使うのはスマホ・パソコンのみで、FAX機などの機材やそれに付随する用紙・インク・トナーも不要です。そのため、用紙・インク・トナー代などの消耗品代を削減する事ができます。

 

従来のFAX機を購入、またはレンタルするにしても月額基本料金に加え、送受信料・消耗品代・故障した際などの修理費がかかってしまい、FAXする枚数(量)にもよりますが毎月最低でも10,000円以上します。

 

インターネットFAXにすることによって、かかる費用は月額基本料金のみで月額1,500円、年額18,000円で利用することができます。つまり《従来のFAX機1ヶ月間 ≧ インターネットFAX1年間》なのでとてもお得に、格安に利用することができるのです。

 

3.データ管理がラクラク
インターネットFAXで使うのはスマホ・パソコンのみで、FAXの内容は紙に出力されるのではなく、PDFなどのデジタルデータに変換されます。

 

紙の場合はファイリングが途轍もなく大変でしたが、デジタルデータは名前の変更なども簡単にできるので、データの整理はラクラクに行うことができます。

 

(5)まとめ

いかがだったでしょうか。コンビニFAXとインターネットFAXを比較した際、インターネットFAXは場所を問わず格安に利用することができ、データの管理が簡単に行えることが分かったと思います。

 

まとめると、
●コンビニFAXはメリットよりもデメリットが多い・・・
●インターネットFAXはメリットが多い!
●インターネットFAXは「場所を問わず送受信可能」「格安で利用可能」「データの管理がラクラク」
ということです。  

トップへ戻る