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自営業業務改善/バックオフィス経費削減の秘訣外注化とは?

自営業業務改善/バックオフィス経費削減の秘訣外注化とは?

 

 

 

バックオフィス業務の中でも、DM発送や請求書納品書などの発送に取られる時間は膨大です。それを外注化することで、本来取り組むべきコア業務に時間と経費をかけることができます。
・なぜ発送業務の負担が多いのか
・なにを外注化するか
・外注化を依頼する業者にはどのようなものがあるか

 

◆何を外注化するか

 

バックオフィス業務の中でも特にルーティンワークと言えるのが、各種発送業務です。資料請求のあった顧客へパンフレットやDMを送る、会員向けに会報誌を定期的に送る、当選者にノベルティを送る、アンケートを送付して回答を受け取る、など、業種業界により様々な発送物がありますが、おおむねこのようなものが想像されます。

 

◆経費削減の可能性は?

 

例えば会報誌を会員に送ることを想定すると、専用封筒に会報を封入し、ラベルを貼って、郵便局や宅配便に依頼するといった作業があります。どんなに熟練した社員が作業をしても、1分に仕上げられる件数は4〜5件でしょう。1時間に240件、1日八時間の労働で、1920件。一万人の会員がいた場合、5日以上かかります。この5日間をコア業務に充てられると考えるとどうでしょう。時給1500円の派遣社員、日給10000円換算の正社員が作業をしたらどうでしょう。大変な損失になります。
人件費だけでなく、資材やそれを保管する場所なども経費に入ります。

 

◆外注業者にはどんなものがあるか

 

DM発送代行センター
DM発送なら、その名の通りのDM発送代行センターがあります。DM発送に特化しており、あて先データと封入物を送れば、封入→宛名ラベル作成→貼付→発送までを行ってくれます。A4サイズのはがき、圧着はがきなども印刷から発送までを行ってくれます。

 

EC物流ドットコム
ネット通販会社のための発送代行サービスを行っている会社です。在庫管理や梱包、発送までを行ってくれます。在庫を保管場所に困っている場合や、在庫管理の労力を減らしたいときに便利です。

 

大学情報センター
全国の国公立大学の他、私立大学を中心に、各種機関、企業を含め70社の実績があります。取り扱いの一例として、会社案内、大学案内、各種要項等/説明会、イベント、シンポジウム、オープンキャンパス案内/ 広報誌、ニューズレター、年次報告書、紀要/卒業生へのアンケート、役員交代のお知らせなどがあります。ホチキス止めや折り込み挟み込みのような特殊な作業にも対応してくれます。

 

データ入力株式会社
アンケート用紙の作成、往信返信の封筒作成、発送、受取入力の代行も行ってくれます。また、書類や資料のスキャニングサービスもあるので、書類の保管スペースの確保や検索の時間を大幅に短縮でき、経費削減・業務改善につながります。他にも、テープ起こしなども請け負ってくれるので、バックオフィス業務の負担を減らすことができます。

 

◆まとめ

・バックオフィスを外注化することで、コア業務に専念できる
・DM発送やパンフレット発送のようなルーティン業務は、顧客の数によって膨大な作業量と人件費がかかる
・かかる経費は、人件費だけでなく、資材そのものの作成費や、それらを保管しておく場所も経費のうち
・発送代行業者では、発送代行以外のサービスもあるので、用途に応じて利用すると良い。

 

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