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複合機不要!?インターネットFAXのメリット・デメリット大公開

複合機不要!?インターネットFAXのメリット・デメリット大公開

 

 


自営業をしていくなかで、なにかと困ってしまうのが「事務所不在時のFAX対応」だと思います。事務所に居ても居なくても、なるべく早く、FAXの内容を確認していきたいところです。

 

その確認をおろそかにしてしまったりすると、取引先との信頼関係にも罅が入ってしまいますし、新たなビジネスチャンスを逃してしまうこともあります。

 

そのような事態を防ぐためにオススメなのが「インターネットFAX」です。では何故インターネットFAXがオススメなのか解説していこうと思います。

 

この記事を読むことによって以下のような悩みを解消することができます。

 

●インターネットFAXのメリットとは?
●インターネットFAXのデメリットとは?
●インターネットFAXが向いている人とは?

 

(1)事務所不在時のFAX対応について

事務所に居ようと居なかろうと送られてくるのがFAXです。事務所に居るときはすぐに確認して返信(送信)することができますが、居ないときには確認する事ができません。

 

主に、送られてくる(受信する)FAXをすぐに確認する方法は2通りあります。それは「FAX対応の事務員から内容を聞く(送ってもらう)」と「インターネットFAXを利用する」です。

 

また、外出時にFAXを送信する方法は「コンビニFAXを利用する」「インターネットFAXを利用する」の2通りがあります。

 

(2)複合機よりもインターネットFAXがオススメの理由

外出時のFAX受信において、複合機(FAX対応の事務員)よりもインターネットFAXが優れている点を紹介します。

 

1.経費・費用
事務所に複合機を設置し、FAX対応のための事務員を雇った場合、かかる費用・経費は多いです。

 

複合機に関しては、購入費(レンタル費)・基本利用料金・用紙やインクなどの消耗品代・修繕費がかかり、事務員については人件費がかかってしまいます。

 

インターネットFAXに関しては、基本利用料金のみで、月額1,500円です。つまり、費用・関しては"複合機">>"インターネットFAX"となっています。

 

2.機密情報保持
FAX対応の事務員を雇った場合、取引先と自分自身の間に人(第三者)を置くことになります。つまり、その事務員(第三者)がよっぽど信頼の置ける人でないと情報漏洩の心配があります。そのFAXの内容が大事であればあるほど不安になってきます。

 

インターネットFAXの場合、FAXの内容は自分が使っているスマホ・パソコンで受信することができ、公共の施設などで見ない限り情報が漏れる心配がありません。

 

3.事務所のスペース
複合機の大きさにもよると思いますが、事務所のスペースをとってしまいます。さらに、印刷する際に使う用紙の保管場所も必要となってくるので、想像以上に場所をとってしまいます。

 

インターネットFAXの場合、送受信に必要となるのはスマホ・パソコンのみです。そのため設置場所について考える必要もなく、事務所

 

(3)コンビニFAXよりもインターネットFAXがオススメの理由

外出時のFAX送信において、コンビニFAXよりもインターネットFAXが優れている点を紹介します。

 

1.時間と場所を選ばない
コンビニFAXの場合、外出先の近くにコンビニが有ればすぐにFAXができます。しかし、近くに無い場合はFAXを諦めるか、もしくは遠いところにあるコンビニまで行くしか方法がありません。

 

インターネットFAXの場合、外出先に持って行くであろうスマホ・パソコンでFAXを送信できます。そのため、時間や場所を問わず利用することができます。

 

2.格安にFAXできる
コンビニFAXの場合、相場として1枚50円でFAXすることができます。FAX(印刷)する枚数が少ないならそこまで負担にならないのですが、多くなってくると印刷費も増え、荷物も多くなってしまいます。

 

インターネットFAXの場合、月額1,500円で毎月150枚(ページ)までは無料で利用できます。151ページ以降は1ページ10円となっています。

 

3.うっかりミスが無い
コンビニFAXの場合、FAXする際に紙を置くと思うのですが、印刷が終わってその紙を忘れる可能性があります。これはFAXに限らず、印刷機に免許証などが残っているというのはよくある話です。

 

インターネットFAXの場合、使うのはスマホ・パソコンなので、忘れるというのは無いと思います。スマホに関しては生活費ですし、パソコンに関しては使い終わったらすぐにバッグなどに入れるので忘れようが無いです。

 

(4)インターネットFAXのデメリット

受信においては複合機よりも優れていて、送信においてはコンビニFAXよりも優れているインターネットFAXですが、もちろんデメリットも存在します。

 

1.使い方によっては割高に・・・
1ヶ月間のFAX(印刷)枚数が多ければ多いほどインターネットFAXがお得なのですが、日常的にFAXを使わない場合はコンビニFAXの方がお得に、手軽に利用できます。

 

2.ネット回線が必要に・・・
インターネットFAXは自身が使っているスマホ・パソコンで完結し、FAXの内容はすべてデジタルデータに変換されます。その性質上、送受信するためにはインターネット回線が必要となります。おそらくスマホを持っているのでデメリットまではいきませんが・・・。

 

(5)オススメのインターネットFAXは?

オススメしたいインターネットFAXは「eFax」です。月額1,500円で利用する事ができ、毎月150枚までは無料でFAXすることができます。

 

またFAX番号も日本全国網羅しており、世界中の都市番号も選ぶことができます。自分に「eFax」合うかが分からない、という人のための30日間のトライアル期間があります。

 

(6)まとめ

いかがだったでしょうか。複合機・コンビニFAXよりもインターネットFAXが優れている理由が分かったと思います。インターネットFAXの優れている点をまとめると、

 

●時間や場所を問わずFAXすることができる!
●一概に言えないが他のFAXと比べて格安でFAXできる!
●30日間のトライアル期間がある!

 

ということです。 

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