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新型コロナ&働き方改革でテレワーク!業務用FAXの選び方

新型コロナ&働き方改革でテレワーク!業務用FAXの選び方

 

 

 

新型コロナに加えが推し進めている“働き方改革”の中で「柔軟な働き方」というのがあります。その影響からか、最近は“テレワーカー”、つまりテレワークをする人が増加傾向にあります。

 

おそらく、今まではオフィスでミーティングなどをしていたと思います。しかし新型コロナや働き方改革でテレワークの場合「オフィスにいないことが多い」ので、実際に現地(会議室など)で情報を共有することができません。

 

業務を進める上で“情報の伝達”というのは言うまでもありませんが、とても重要なことです。その「“情報の伝達”をいかに早くできる」かが仕事の効率性・生産性を左右します。

 

そこで、「仕事における効率性・生産性の向上」をFAXという観点から解説していこうと思います。

 

この記事を読むことによって、以下のような悩みを解決できます。

 

●業務の効率性・生産性をあげるには?
●テレワークで考慮することとは?
●テレワークに適しているFAXとは?

 

(1)混同しがちな“在宅勤務”と“テレワーク”の違い

“日本テレワーク協会《公式サイト》”によると、テレワークというのは「情報通信技術(ICT = Infomation and Communication Technology)を活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のこと」を指します。

 

新型コロナや働き方改革で注目されるそのテレワークですが、作業する場所によって「自宅利用型テレワーク(在宅勤務)」「モバイルワーク」「施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)」の3種類に分けることができます。

 

(2)テレワークをする際に気をつけること

新型コロナや働き方改革でテレワークをする際に、特に外出先でのテレワークで気をつけなくてはいけないことがあります。それは「情報の管理」についてです。オフィス内での行動をそのまましてしまうと、情報漏洩の恐れががあるからです。

 

というのも、レストランなどでパソコンやスマホを開いているときに、業務の内容を覗かれるからです。事実、情報漏洩の原因として“第三者に喋る”よりも“覗き見・盗み見”の方が圧倒的に多いと聞きます。

 

(3)テレワークに求められるFAXとは?

では、新型コロナや働き方改革でテレワークをする際に求められる要素とは一体何でしょうか。昨今の状況を考慮に入れると、在宅勤務の方が多いと思います。

 

情報のやりとりで電話やメールを使うことが多いと思いますが、それらよりもFAXが多いと考えられます。FAXの場合、資料を原寸大で送信できるで便利だと思います。

 

しかし、今までのFAXは「オフィス」で送受信していましたが、在宅勤務の場合「自宅」で送受信します。自分以外がそのFAXを利用した場合やFAX広告が原因で、重要な書類を捨ててしまうかもしれません。

 

またFAX機能を使うことによって、毎月支払う金額が高くなってしまいます。

 

(4)解決できるのがインターネットFAX!

「情報の保持」や「費用を抑える」ことができるFAXがあります。それは「インターネットFAX」というサービスで、「情報の保持」や「費用を抑える」意外にもメリットがあります。

 

●使うのはスマホ・パソコン
インターネットFAXで使うのはスマホ・パソコン、場合によってはスキャナーだけです。FAX機本体は必要ありません。それに付随して、用紙やインクも不要となります。

 

そのため、普段使い慣れているであろうスマホ・パソコンを用いることによって操作性も抜群です。普段使っている物なので「どう使うの?」というのも無いと思います。

 

●情報の保持
インターネットFAXは登録したアカウントにFAXが届きます。そのFAXの内容を確認するときにスマホ・パソコンで確認します。確認する際に、現在自分がいる場所によって見る端末を変えることができます。

 

第三者が多いところで確認するときには、覗き見防止アプリなどを使いながらスマホで、家など第三者が限りなく少ないときにはパソコンで、というように使い分けることができます。

 

●費用を抑える
インターネットFAXは従来のFAX機よりも格安に利用することができます。従来のファック機を利用するにしても、最低毎月10,000円以上かかってしまいますが、インターネットFAXは送受信する枚数にもよりますが毎月5,000円以下で利用することができます。

 

●FAX広告がない
FAX機を利用していると煩わしく感じる「FAXの広告」、FAX機本体が無く、用紙・インクも無いため出力されることがありません。

 

●時間や場所に縛られない
インターネットFAXはFAX機本体が無く、スマホ・パソコンで送受信ができます。そのため、スマホ・パソコンが持ち運べる範囲であれば時間や場所に縛られずFAXをすることができます。

 

(5)オススメのインターネットFAXとは?

会社によってインターネットFAXの特長が異なります。数あるインターネットFAXの中でオススメしたいのは、「eFax《公式サイト》」と「メッセージプラス《公式サイト》」です。それぞれのおおまかな特長は以下の通りです。

 

●eFax《公式サイト》
○月額1,500円(年額18,000円)
○送受信ともに毎月150ページまでは無料
○151ページ以降は10円/枚
○30日間の無料トライアルがある
○スマホアプリが便利

 

●メッセージプラス《公式サイト》
○月額プラン:950円
○年額プラン:9,500円(月額換算約792円)
○送信は1枚あたり15円で、受信は無料
○受信してすぐに加工できる
○留守番電話機能がある

 

(6)まとめ

いかがだったでしょうか。新型コロナや政府が推進している“働き方改革”で増加傾向にある“テレワーカー”、それをする上で重視していることや、テレワーカーに適しているインターネットFAXというのが分かったと思います。まとめると・・・

 

●テレワーカーで重視しているのは「情報の保持」
●格安で利用できて、時間や場所に縛られないインターネットFAX
●インターネットFAXでオススメなのは「eFax《公式サイト》」と「メッセージプラス《公式サイト》」

 

ということです。   

 

 

 

 

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